Als ondernemer in het MKB heb ik veel vertrouwen in mijn medewerkers. Zo geef ik regelmatig de sleutels af van mijn eigen auto wanneer een collega ergens heen moet. Iedereen weert de code van het alarm en ook heeft iedereen een sleutel.
Onlangs werd ik door een beveiligingsbedrijf gewezen op een aantal risico’s dat mijn vertrouwen en het gekoppelde gedrag met zich mee brengt. Met name nu mijn onderneming langzaam wat groter groeit is het goed om eens na te denken over een aantal praktisch zaken. Eén van de onderwerpen is hierbij sleutelbeheer. Niet een ingewikkeld onderwerp maar wanneer je een paar zaken eenmalig afspreekt voorkom je een hoop gedonder mocht er een keer wel wat mis gaan.
Afspraken om te maken bij een kleine onderneming
- Wie koopt sleutels en sloten in en aan welke eisen moeten deze voldoen?
- Wanneer er materialen opgeborgen worden achter een slot wie draagt er zorg voor het plaatsen en bewaren van deze materialen?
- Wie beheert de afgifte van sleutels en wij neemt ze weer in? Laat iedereen tekenen voor ontvangst.
- Wie controleert of sleutels daadwerkelijk goed gebruikt worden?
- Wie mogen welke sleutels gebruiken?
Deze afspraken leg je vast in een sleutelplan. Tevens wordt er iemand verantwoordelijk voor het uitvoeren en beheren van het plan. Denk er tevens over na of medewerkers de sleutels makkelijk kunnen herkennen en bij zich dragen. Laat een keycord met je bedrijfslogo maken zodat ze de sleutels altijd herkenbaar bij zich kunnen dragen. Hou hierbij wel rekening met het feit dat bij eventueel verlies men direct weer bij welk pand de sleutels horen.
Zo zie je maar weer dat je met een simpele aanpassing de veiligheid van je bedrijf kunt vergroten zonder dat je zelf als een cipier de hele dag met een sleutelbos alles deuren open en dicht doet voor alle medewerkers en bezoekers.
Recente reacties